Tu WhatsApp de negocio con 5 asistentes de IA (sin perder el toque humano)

Paso a paso

1. 01

   Escribí la hoja de tu negocio

   Dónde

   En las notas de tu celular, en un documento de Word o de Google Docs. Todavía no abrás ninguna IA.

   Qué hacer

   1. a)Copiá la plantilla de abajo con el botón "Copiar" y pegala en una nota nueva.
   2. b)Llená cada línea con la información de tu negocio. Escribí como le explicarías a una persona nueva que va a atender tu WhatsApp.
   3. c)En "Precios", poné cada producto o servicio con su precio en dólares, uno por línea. Si un precio depende de algo (tamaño, distancia), escribí de qué depende.
   4. d)En "Cómo hablo", copiá dos o tres mensajes que vos ya mandás normalmente. Así la IA aprende tu forma de saludar, si usás "vos" o "usted" y si ponés emojis.
   5. e)Guardá la nota con el nombre "Hoja del negocio".

   Qué vas a ver

   Una nota de una pantalla o dos, con toda la información que normalmente tenés en la cabeza. De esta hoja depende todo lo demás: los asistentes solo van a usar lo que esté escrito aquí.

   Copiá este texto y pegalo en el chat Copiar

   HOJA DEL NEGOCIO
   
   Nombre del negocio: [nombre]
   Qué vendo o qué hago: [en una o dos frases]
   Dónde estoy y a dónde entrego: [ciudad o zona, y si hacés entregas]
   Horario de atención: [días y horas]
   Formas de pago: [efectivo, transferencia, tarjeta, etc.]
   
   Precios (uno por línea):
   - [producto o servicio]: $[precio]
   - [producto o servicio]: $[precio]
   - Entrega: $[precio] (o "depende de la zona: ...")
   
   Tiempo de entrega o de preparación: [por ejemplo: "pedidos con 2 días de anticipación"]
   Lo que NO hago o no vendo: [para que la IA no prometa cosas que no tenés]
   
   Cómo hablo con mis clientes (2 o 3 mensajes que ya mando):
   1. "[mensaje real]"
   2. "[mensaje real]"

   Un consejo: Cuando cambie un precio, cambialo primero en esta hoja. Es la única regla que hay que cumplir siempre para que la IA no se equivoque con los precios.

2. 02

   Abrí Claude o ChatGPT y armá tu oficina

   Dónde

   En el navegador de internet (Chrome, Safari o Edge), en claude.ai o en chat.openai.com. Si todavía no tenés cuenta, creala con tu correo: es gratis y te piden un código que te llega al correo.

   Qué hacer

   1. a)Hacé clic en "Nuevo chat" (o "New chat") para empezar una conversación vacía.
   2. b)Copiá el texto de abajo con el botón "Copiar" y pegalo en la caja del chat: en computadora con Ctrl + V (Cmd + V en Mac); en celular, dejá apretado el dedo en la caja y tocá "Pegar".
   3. c)Donde dice [PEGÁ AQUÍ TU HOJA DEL NEGOCIO], borrá esa línea y pegá la hoja que hiciste en el paso 1.
   4. d)Apretá Enter o la flecha de enviar.
   5. e)Cuando responda, ponele nombre a la conversación para encontrarla rápido: en la lista de chats de la izquierda (o en el menú de tres puntitos), buscá "Cambiar nombre" o "Rename" y escribí "Oficina WhatsApp".

   Qué vas a ver

   Un resumen corto de tu negocio y la lista de los cinco asistentes. Leelo con cuidado: si algo está mal (un horario, un precio), escribile "Corrijo: ..." antes de seguir.

   Copiá este texto y pegalo en el chat Copiar

   Vas a trabajar como mi oficina de 5 asistentes para atender el WhatsApp de mi negocio. Cada vez que te escriba el nombre de un asistente seguido de dos puntos, respondé como ese asistente:
   
   - RECEPCIONISTA: ordena los mensajes que le pego, por tipo y urgencia.
   - COTIZADOR: arma cotizaciones usando SOLO los precios de mi hoja del negocio.
   - REDACTOR: escribe respuestas con mi tono, listas para copiar y pegar en WhatsApp.
   - SEGUIMIENTO: me dice a quién dejé esperando y prepara recordatorios amables.
   - RESUMEN: al final del día, me dice qué fue lo que más me preguntaron y me propone respuestas rápidas.
   
   Reglas para todos:
   1. Nunca inventés precios, fechas, descuentos ni productos. Si algo no está en mi hoja, decímelo y preguntame.
   2. Mensajes cortos, como se escribe en WhatsApp: máximo 4 o 5 líneas.
   3. Usá mi forma de hablar (está al final de la hoja).
   4. Nunca digás que el mensaje lo escribió una IA ni prometás cosas que yo no ofrezco.
   5. Vos no mandás nada: todo lo que escribás lo voy a leer, corregir y mandar yo.
   
   Esta es mi hoja del negocio:
   [PEGÁ AQUÍ TU HOJA DEL NEGOCIO]
   
   Si entendiste, respondé solo con un resumen de mi negocio en dos frases y la lista de los 5 asistentes.

   Si te sale distinto: Si te responde con una carta larga o con consejos que no pediste, escribile: "Solo el resumen en dos frases y la lista, por favor". A veces se adelantan.

   Un consejo: Esta conversación queda guardada en tu historial. Cada día volvés a la misma "Oficina WhatsApp" y seguís escribiendo ahí: ya se acuerda de tu negocio. Una vez por semana conviene empezarla de nuevo (lo explica el prompt maestro, más abajo).

3. 03

   El recepcionista: ordená los mensajes sin responder

   Dónde

   Primero en WhatsApp, después en tu "Oficina WhatsApp".

   Qué hacer

   1. a)En WhatsApp, abrí los chats que tenés sin responder.
   2. b)Copiá los mensajes: en el celular, dejá apretado el mensaje y tocá "Copiar"; en la computadora (web.whatsapp.com), seleccionalos con el mouse y usá Ctrl + C.
   3. c)Pegalos en una nota o directo en el chat de la IA, poniendo antes el primer nombre de quien lo mandó. No pegués números de teléfono.
   4. d)Escribí en el chat la instrucción de abajo y pegá los mensajes donde dice [mensajes].

   Qué vas a ver

   Una lista ordenada: arriba lo que hay que contestar hoy (un pedido para mañana, una queja), abajo lo que puede esperar. Al lado de cada uno, el dato que te falta, si hay alguno.

   Copiá este texto y pegalo en el chat Copiar

   RECEPCIONISTA: estos son los mensajes que tengo sin responder. Ordenalos en una lista con: quién, qué quiere (pedido, precio, horario, queja u otro), qué tan urgente es (hoy o puede esperar) y qué dato me falta para poder responder. Lo urgente, primero. Todavía no escribás respuestas.
   
   [mensajes]

   Un consejo: Hacé esto una vez en la mañana y otra después del almuerzo. Ver todo ordenado quita la sensación de que el WhatsApp te gana.

4. 04

   El cotizador: armá la cotización sin inventar precios

   Dónde

   En tu "Oficina WhatsApp".

   Qué hacer

   1. a)Elegí un mensaje de la lista que pida precio o cotización.
   2. b)Escribí la instrucción de abajo, cambiando lo que está entre corchetes.
   3. c)Revisá cada precio contra tu hoja. Si la IA te dice que falta un dato (cantidad, fecha, dirección), ese es el dato que le vas a preguntar al cliente.

   Qué vas a ver

   Una cotización corta, con una línea por producto y el total. O, si falta algo, una pregunta concreta para hacerle al cliente ("¿Para cuántas personas?", "¿A qué zona es la entrega?").

   Copiá este texto y pegalo en el chat Copiar

   COTIZADOR: armá la cotización para [primer nombre] según lo que pidió: "[pegá aquí su mensaje]". Usá solo los precios de mi hoja. Poné cada cosa en una línea con su precio y el total al final. Si falta algún precio o algún dato, no lo inventés: decime qué falta y qué le pregunto.

   Si te sale distinto: Si aparece un precio que no está en tu hoja, escribile: "Ese precio no está en mi hoja, no lo usés". Y revisá si te faltó agregar ese producto a la hoja.
5. 05

   El redactor: la respuesta con tu tono, lista para copiar

   Dónde

   En tu "Oficina WhatsApp" y después en WhatsApp.

   Qué hacer

   1. a)Escribí la instrucción de abajo. Podés usarla para cualquier mensaje: una cotización, un horario, una queja.
   2. b)Leé la respuesta completa. Cambiá lo que no suene a vos.
   3. c)Copiala: en Claude o ChatGPT hay un botón de copiar debajo de cada respuesta (un ícono de dos hojitas). Si no lo ves, seleccioná el texto y copialo.
   4. d)Pegala en el chat de WhatsApp de tu cliente, leela una última vez y recién ahí mandala.

   Qué vas a ver

   Un mensaje corto, amable y con tu estilo, listo para pegar. Con la práctica vas a notar que cada vez tenés que corregir menos.

   Copiá este texto y pegalo en el chat Copiar

   REDACTOR: escribí la respuesta para [primer nombre]. Su mensaje fue: "[mensaje del cliente]". Usá la cotización de arriba si aplica. Máximo 4 líneas, con mi forma de hablar, y terminá con una pregunta que ayude a cerrar (por ejemplo, la fecha o la forma de pago).

   Un consejo: Si te gusta mucho cómo quedó una respuesta, guardala: en el paso 7 la vamos a convertir en una respuesta rápida de WhatsApp Business.

6. 06

   El de seguimiento: que nadie se quede en visto

   Dónde

   Primero en WhatsApp Business, después en tu "Oficina WhatsApp".

   Qué hacer

   1. a)En WhatsApp Business, marcá con una etiqueta los chats que quedan pendientes. En Android: dejá apretado el chat y tocá el ícono de la etiqueta. En iPhone: deslizá el chat hacia la izquierda, tocá "Más" y "Etiquetar chat". Elegí o creá una etiqueta llamada "Pendiente".
   2. b)En la tarde, mirá tus chats con la etiqueta "Pendiente" (aparecen filtrados arriba de la lista de chats o en el menú de etiquetas).
   3. c)Escribí en tu "Oficina WhatsApp" la instrucción de abajo, con una línea por cada chat pendiente.

   Qué vas a ver

   Una lista en orden de prioridad y un mensaje corto para cada persona, del tipo "¡Hola! ¿Pudiste ver la cotización? Si querés, te lo aparto". Copialos, revisalos y mandalos.

   Copiá este texto y pegalo en el chat Copiar

   SEGUIMIENTO: estos son mis chats pendientes, con lo último que hablamos y desde cuándo:
   - [primer nombre]: [qué quedó pendiente], desde [ayer, el lunes, etc.]
   - [primer nombre]: [qué quedó pendiente], desde [...]
   
   Decime a quién escribir primero y preparame un recordatorio amable para cada uno, de 2 líneas, sin presionar.

   Si te sale distinto: Si no encontrás las etiquetas, es que estás usando el WhatsApp normal y no el Business. Mientras tanto, podés anotar los pendientes en una nota del celular y pegarlos igual.
7. 07

   El del resumen: convertí el día en respuestas rápidas

   Dónde

   En tu "Oficina WhatsApp" y después en los ajustes de WhatsApp Business.

   Qué hacer

   1. a)Al cerrar el día, pegá en tu "Oficina WhatsApp" las preguntas que más te hicieron (con copiar unas cuantas alcanza) y escribí la instrucción de abajo.
   2. b)Para guardar una respuesta rápida en WhatsApp Business: en Android, tocá los tres puntitos, "Herramientas para la empresa" y "Respuestas rápidas". En iPhone, tocá "Configuración", "Herramientas para la empresa" y "Respuestas rápidas".
   3. c)Tocá el botón de agregar (+), pegá el mensaje y ponele un atajo corto, por ejemplo "precios" o "horario".
   4. d)Para usarla en un chat, escribí la barra / y elegí el atajo. El mensaje aparece listo; revisalo y mandalo.

   Qué vas a ver

   Las tres preguntas que más se repiten y tres respuestas cortas. Esas tres respuestas, guardadas como respuestas rápidas, te ahorran escribir lo mismo todos los días.

   Copiá este texto y pegalo en el chat Copiar

   RESUMEN: hoy me preguntaron esto: [pegá las preguntas del día]. Decime cuáles fueron las 3 preguntas que más se repitieron y escribime una respuesta rápida para cada una (máximo 3 líneas, con mi tono y con los datos de mi hoja), para guardarla en WhatsApp Business.

   Un consejo: Hacelo cada viernes con las preguntas de la semana: en un mes vas a tener tus respuestas más comunes listas con dos toques.

8. 08

   Tu rutina diaria (y la única regla que no se rompe)

   Dónde

   En tu día normal de trabajo.

   Qué hacer

   1. a)En la mañana: RECEPCIONISTA con los mensajes de la noche y de la mañana.
   2. b)Durante el día: COTIZADOR y REDACTOR para cada consulta que lo necesite. Las preguntas fáciles, con tus respuestas rápidas.
   3. c)En la tarde: SEGUIMIENTO con los chats que tienen la etiqueta "Pendiente".
   4. d)Al cerrar (o una vez por semana): RESUMEN para crear o mejorar tus respuestas rápidas.
   5. e)La regla: ningún mensaje sale sin que vos lo leás. Los asistentes preparan; vos decidís y mandás.

   Qué vas a ver

   Tu WhatsApp ordenado y respuestas que salen más rápido, escritas como vos escribís. Cada conversación la seguís llevando vos.

   Un consejo: Las primeras dos semanas vas a corregir bastante. Es normal: cada corrección que le explicás ("no, yo no digo así, digo así") hace que la siguiente respuesta salga mejor dentro de esa misma conversación.

Preguntas frecuentes